6 zasad efektywnego zarządzania projektami

6 zasad efektywnego zarządzania projektami
13 listopada, 2020

Zarządzanie projektami staje się jedną z najbardziej pożądanych kompetencji. Wynika to z tego, że nowoczesne organizacje rozwijają się dzięki sprawnemu wdrażaniu innowacyjnych rozwiązań. Dynamika zmian bywa na tyle duża, że coraz więcej menedżerów i specjalistów dodatkowo kieruje lub nadzoruje projekty, które są realizowane poza standardowymi, opisanymi procesami w organizacji. Zachęcam do zapoznania się z 6 fundamentalnymi zasadami zarządzania projektami.

Zasada 1: Zdefiniuj projekt we współpracy z kluczowymi interesariuszami

Będąc nominowany do kierowania projektem, zazwyczaj otrzymujesz instrukcje od tzw. sponsora projektu, którym może być zewnętrzny klient, Twój przełożony lub inny przedstawiciel kadry zarządzającej. Nie jest to jednak jedyna osoba lub nawet grupa, z którą powinieneś porozmawiać podczas etapu definiowania i przygotowania projektu. Zastanów się:

  • Kto jeszcze ma wpływ na cele, budżet i terminy projektu?
  • Kto będzie korzystał z rezultatów projektu?
  • Kto może pomóc (lub przeszkodzić) podczas realizacji projektu?

Warto przeprowadzić tzw. analizę interesariuszy, aby lepiej rozumieć szerzej potrzeby i uwarunkowania projektu. Dobrze zdefiniowany projekt powinien zostać zapisany w formie roboczego dokumentu zawierającego cel biznesowy (lub chociażby wizję rezultatu), zakres projektu, terminy i budżet. Poproś najważniejszych interesariuszy o opinię na temat dokumentu inicjującego projekt, a sponsora o jego formalną akceptację. Dzięki temu łatwiej uzyskasz wsparcie, gdyby pojawiły się kłopoty podczas wdrożenia.

Zasada 2: Zadbaj o formalne powołanie zespołu projektowego i jego umocowanie

W wielu organizacjach utrwaliła się niedobra praktyka, że kierownik projektu kontaktuje się głównie z szefami zaangażowanych działów, aby pozyskać określone informacje i uzgodnić wykonanie zadań projektowych w tych działach. Powoduje to sytuację, że zadania są obarczone efektem “głuchego telefonu” i przez to opóźnione lub błędnie interpretowane.

Zdecydowanie rekomenduję przypisanie do projektu konkretnych osób (z imienia i nazwiska), a przełożeni tych osób powinni uwzględnić fakt dodatkowego obciążenia w planach pracy. Dzięki temu, unikniesz poważniejszych kolizji zadań projektowych z zadaniami w macierzystych jednostkach organizacyjnych. Pracując w konkretnym zespole projektowym, będziesz mieć również większe możliwości motywowania jego członków.

Poproś także sponsora o formalne uprawnienia dla kierownika projektu, abyś mógł skutecznie zarządzać budżetem i innymi zasobami.

Zasada 3: Wybierz adekwatną metodykę zarządzania projektem

Dobre zdefiniowanie projektu, delegowanie zadań i przydział zasobów to za mało. Współczesne metodyki projektowe zawierają konkretne propozycje rozwiązań dotyczących planowania, monitorowania i kontroli projektów. Jeżeli Twój projekt ma ściśle zdefiniowane cele biznesowe i zakres, to prawdopodobnie lepszym wyborem będzie jedna z tzw. metodyk kaskadowych. Natomiast, jeśli projekt ma bardziej charakter badawczo-rozwojowy, a klient/sponsor dopiero podczas harmonijnej współpracy stopniowo doprecyzowuje potrzeby i cele, to lepsze mogą być tzw. metodyki zwinne. Każda z metodyk ma swoje żelazne reguły i aby osiągnąć sukces – jeżeli już jakąś wybierzesz – musisz się jej konsekwentnie trzymać.

Zasada 4: Ustal punkty kontrolne i komunikację w projekcie

Każda z metodyk projektowych zawiera zalecenia dotyczące organizacji pracy i komunikacji w zespole projektowym. Dotyczą one dostępu do dokumentów projektowych (w szczególności do harmonogramu pracy), uzgodnień zakresu uprawnień i odpowiedzialności podczas wykonywania zadań oraz sposobu prowadzenia zebrań zespołu. Zwracam szczególną uwagę na potrzebę odbywania regularnych spotkań, co jest niesłychanie ważne, gdy zespół jest rozproszony i współpracuje zdalnie, korzystając z elektronicznych narzędzi komunikacji.

Zasada 5: Zarządzaj bezpiecznie ryzykiem

Jak zapewne wiesz, ryzyko to zdarzenie losowe, którego pojawienie się wpływa na cele i przebieg projektu. Czyli: ryzyko może być negatywne (= zagrożenie) lub pozytywne (= szansa na szybsze/tańsze przeprowadzenie przedsięwzięcia).

Nie musimy zajmować się analizą pozytywnych ryzyk – są niespodziewanym „darem” i pomocą! Zagrożenia musimy jednak analizować  i podejmować decyzje, aby nie doprowadzić do porażki.

Analiza ryzyka rozpoczyna się od identyfikacji: co może się złego stać podczas realizacji planu? Można przeprowadzić „burzę mózgów” w gronie zespołu, którego dotyczy projekt i wypisać listę ryzyk. Każde przedsięwzięcie ma swoją specyficzną grupę ryzyk. Warto wylistować, zarówno ryzyka dotyczące całego projektu, jak i poszczególnych czynności podczas jego wdrożenia.

W następnym kroku powinieneś ocenić poziom ryzyka, posługując się oszacowaniem prawdopodobieństwa i konsekwencji, które niesie ze sobą każde z niekorzystnych zjawisk.

Natomiast zarządzanie ryzykiem to, wynikające z powyższej analizy, wprowadzenie do planu projektu takich działań, które zmniejszą prawdopodobieństwo wystąpienia lub negatywne skutki, gdyby złe scenariusze się spełniły. Pamiętaj, aby skróconą analizę ryzyka przeprowadzać w wybranych kluczowych etapach projektu, bo sytuacja może się dynamicznie zmieniać.

Zasada 6: Podsumuj projekt

Zamknięcie projektu, w dużym skrócie, polega na rozliczeniu celów, rezultatów i budżetu projektu, ale podsumowanie to coś więcej niż konstatacja wyniku. Zastanów się wspólnie z zespołem: co zrobiliście dobrze?, co można było zrobić lepiej?, czego się nauczyliście?, jak oceniacie organizację i komunikację w zespole?

Zwykle lubimy chwalić się sukcesem, ale nawet w przypadku niepowodzenia projektu, takie podsumowanie ma swoje zalety – buduje solidny fundament pod przyszłe sukcesy.

Jeżeli chcesz wiedzieć więcej, a w szczególności poznać konkretne narzędzia ułatwiające wdrożenie 6 zasad, zapraszam na moje szkolenie „Zarządzanie projektami”:

Program szkolenia online

Program szkolenia stacjonarnego w Warszawie

Pozdrawiam,

Wojciech Zezula

Trener/ Coach/ Doradca/ Inwestor

Zainteresował Cię ten artykuł? Zainspiruj innych. Podziel się i podaj dalej:

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp
Share on email

Przeczytaj również: