Czy wiesz, że… brak świadomości jak zarządzać czasem może być przyczyną zbyt dużych obciążeń, co z kolei może być powodem zwiększania się poziomu odczuwanego stresu? Choć rozwijanie umiejętności zarządzania czasem może wydawać się trudne, dobrą motywacją do działania wydaje się perspektywa rezultatów. Dzięki pracy nad organizacją swojej pracy, zwiększy się efektywność Twoich działań, a dzięki temu zyskasz przestrzeń na odpoczynek i przyjemności. Już dziś zacznij od zapoznania się z 9 wskazówkami, jak świadomie organizować swoją pracę, które ja sama stosuję na co dzień:
- Zaczynaj z wizją końca. Zasada ta nazywana jest strategią Kurta Vonneguta. Amerykański pisarz, najpierw wymyślał zakończenie swojej książki, a potem tworzył do niej całą fabułę. Przekładając tę zasadę na nasze codzienne życie, zaczynamy od celu i upragnionego rezultatu, a później krok po kroku cofamy się, by analizować poszczególne etapy. Strategia, na początku jej stosowania, często oceniania jest jako trudna, ale z biegiem kolejnych zadań nabieramy doświadczenia i przychodzi nam to coraz łatwiej. Warto ją stosować szczególnie, gdy np. cel jest ambitny i musimy dobrze rozplanować w czasie poszczególne etapy, aby go osiągnąć.
- Weryfikuj cel. Zanim podejmiesz jakiekolwiek działania, zadaj sobie pytanie: czy wiem co mam zrobić? Zasada ta jest szczególnie ważna, jeżeli zadanie zostało zlecone przez kogoś innego. Warto najpierw upewnić się czy dobrze zrozumieliśmy przełożonego lub współpracownika. W ten sposób unikniemy straty czasu, poprawimy komunikację i zaprezentujemy się jako partner biznesowy.
- Stosuj zasadę PARETO, zgodnie z którą 80% efektów naszej pracy pochodzi od 20% ogółu wykonanych w ciągu dnia zadań. Co to oznacza? Łatwo obrazuje to założenie, że poznanie 20% słówek w obcym języku, pozwoli Ci na zrozumienie 80% tekstu. Według tej zasady, skupiamy się na tym, aby osiągnąć jak największy efekt, przy jak najmniejszym nakładzie sił i zasobów. Dzięki temu, zajmujemy się zadaniami najbardziej istotnymi.
- Stosuj zasadę 60/40. Według niej, na pracę należy zaplanować tylko określoną część czasu, czyli właśnie około 60%. Pozostałe 40 % pozostawiamy na nieprzewidziane wydarzenia, zakłócenia (pożeracze czasu), osobiste zainteresowania i potrzeby.
Najlepsze efekty daje dążenie do rozkładu czasu:
– ok. 60% – czynności zaplanowane,
– ok. 20% – czynności nieoczekiwane (rezerwa czasu i czynności, których nie sposób zaplanować),
– ok. 20% – czynności spontaniczne (np. czas aktywności twórczej). - Krzywa dnia. Przyjrzyj się temu jak wygląda Twój dzień pracy. W jakich godzinach zaczynasz pracę, a w jakich kończysz? Kiedy zazwyczaj chodzisz na lunch, o jakiej porze masz najwięcej energii, a kiedy czujesz, że opadasz już z sił? Dodatkowo obserwuj swoich współpracowników – przyjrzyj się ich rozkładom dnia, które mogą być dla Ciebie inspiracją.
- Złota godzina. Warto ustalić sobie moment w ciągu dnia, w którym maksymalnie poświęcisz swoją uwagę na wykonywanie konkretnych zadań. Polecam, aby dodatkowo ustanowić wtedy blokadę przyjęć, tak, aby Twoi współpracownicy wiedzieli, że nie należy Ci wtedy przeszkadzać.
- Stwórz listę spraw niedokończonych. Sprawdzaj jej stan regularnie, określaj które czynności odwlekasz w czasie i dlaczego. Stosowanie tej zasady ma na celu oddalanie nas od odwlekania, tzw. prokrastynacji. Do tematu w ciekawy sposób podchodzi Brian Tracy w swojej książce „Zjedz tę żabę”, w której zachęca nas do rozpoczynania dnia od połknięcia żaby, czyli realizacji najważniejszych, największych wyzwań. W ten sposób, z większą łatwością powinniśmy stawić czoła reszcie dnia. 😊
- Stosuj matrycę Eisenhowera. Dwight David Eisenhower, amerykański prezydent i dowódca wojskowy, znalazł swój sposób na zwiększenie efektywności poprzez ustalanie priorytetów. Zwykł mawiać „To, co ważne, rzadko bywa pilne, a to, co pilne, rzadko bywa ważne”.
Tym sposobem powstała matryca składająca się z 4 części:
Rozpisanie zadań na 4 pola i planowanie dnia z matrycą pozwoli skuteczniej realizować cele, unikać straty czasu, a także ułatwi delegowanie zadań.
9. Opieraj się na koncepcji SMART przy tworzeniu celu. Powinien być:
S – specific, specyficzny
M- measurable, mierzalny
A – achievable, osiągalny
R – relevant, istotny
T – time-bound, określony w czasie
Aby lepiej poznać te i inne metody jak zarządzać czasem oraz wspólnie je przećwiczyć, zapraszam na szkolenia Human Skills:
ONLINE:
Zarządzanie czasem
STACJONARNE – Spotkajmy się w Warszawie:
Zarządzanie czasem i efektywność biznesowa
Design thinking
Trening kreatywności
Pozdrawiam,
Iwona Firmanty
Coach ICC, Psycholog, Socjolog, Trener biznesu
