Rekrutacja jest jednym z najważniejszych procesów w organizacji. To właśnie na tym etapie firmy budują swoje zespoły, wzmacniają przewagę konkurencyjną i kształtują wizerunek pracodawcy. Jednocześnie jest to obszar, w którym nawet pozornie niewinne pytanie zadane podczas rozmowy kwalifikacyjnej może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i wizerunkowych. Co ciekawe, jeszcze kilkanaście lat temu kwestie związane z ochroną danych osobowych czy przeciwdziałaniem dyskryminacji nie budziły tak dużego zainteresowania. Sytuację diametralnie zmieniło wejście w życie RODO w 2018 roku, które wymusiło na organizacjach nowe podejście do przetwarzania danych kandydatów. Dziś profesjonalna rekrutacja wymaga nie tylko znajomości kompetencji kandydatów, ale również bardzo dobrej orientacji w przepisach prawa.

Rekrutacja to nie tylko wybór najlepszego kandydata

Wielu menedżerów i specjalistów HR koncentruje się przede wszystkim na znalezieniu odpowiedniej osoby.

Tymczasem zanim kandydat podpisze umowę, organizacja przechodzi przez prawdziwy labirynt regulacji obejmujących między innymi:

• ochronę danych osobowych,
• obowiązki informacyjne wynikające z RODO,
• zasadę minimalizacji danych,
• przeciwdziałanie dyskryminacji,
• zasady przechowywania dokumentów aplikacyjnych,
• odpowiedzialność pracodawcy za sposób prowadzenia procesu rekrutacyjnego.

I właśnie dlatego coraz częściej mówi się, że skuteczna rekrutacja to połączenie kompetencji HR z wiedzą prawną.

Ciekawostka: nie wszystko wolno zapytać podczas rozmowy kwalifikacyjnej

W praktyce nadal zdarza się, że kandydaci słyszą pytania dotyczące:

• planów macierzyńskich,
• poglądów politycznych,
• wyznania,
• orientacji seksualnej,
• stanu zdrowia,
• sytuacji rodzinnej.

Tymczasem przepisy wyraźnie ograniczają zakres danych, których pracodawca może żądać od kandydata. Kodeks pracy oraz przepisy dotyczące ochrony danych osobowych opierają się na zasadzie minimalizacji danych, zgodnie z którą organizacja może pozyskiwać wyłącznie informacje niezbędne do przeprowadzenia procesu rekrutacji.

Największe ryzyko? Nieświadomość

Paradoksalnie większość błędów nie wynika ze złej woli. Wynika z niewiedzy. Specjaliści HR, menedżerowie czy osoby uczestniczące w rozmowach rekrutacyjnych często nie zdają sobie sprawy, że pozornie niewinne działania mogą prowadzić do:

• zarzutów dyskryminacji,
• naruszenia przepisów RODO,
• utraty zaufania kandydatów,
• szkód wizerunkowych,
• sporów prawnych.

A w dobie mediów społecznościowych i portali z opiniami o pracodawcach pojedynczy incydent może odbić się szerokim echem.

Employer branding zaczyna się już podczas pierwszej rozmowy

Coraz więcej ekspertów podkreśla, że kandydat jest jednocześnie ambasadorem marki pracodawcy. Nawet osoba, która nie otrzymała oferty zatrudnienia, może wpływać na reputację organizacji. Dlatego profesjonalnie prowadzona rekrutacja to nie tylko obowiązek wynikający z przepisów prawa. To również element budowania zaufania i pozytywnego doświadczenia kandydatów.

RODO zmieniło rekrutację bardziej, niż wielu osobom się wydaje

25 maja 2018 roku weszło w życie Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679, powszechnie znane jako RODO. Była to jedna z największych zmian w obszarze ochrony danych osobowych w historii Unii Europejskiej. Przepisy wymusiły na organizacjach zmianę procedur oraz zwiększyły odpowiedzialność za sposób przetwarzania danych kandydatów. Od tego momentu rekruterzy i osoby uczestniczące w procesach zatrudnienia muszą posiadać nie tylko kompetencje miękkie, ale również aktualną wiedzę prawną.

Większości tych rzeczy nikt nas nie uczy

Studia, kursy menedżerskie czy specjalistyczne szkolenia HR bardzo często koncentrują się na technikach rekrutacyjnych. Znacznie rzadziej poruszają temat prawnych aspektów procesu zatrudniania. A przecież znajomość przepisów jest dziś równie ważna jak umiejętność oceny kompetencji kandydatów.

Jak ograniczyć ryzyko i prowadzić rekrutację zgodnie z przepisami?

Właśnie z myślą o specjalistach HR, menedżerach oraz osobach uczestniczących w procesach zatrudnienia powstało szkolenie „Prawne aspekty procesu rekrutacji” Human Skills.

Program został opracowany tak, aby przełożyć złożone regulacje prawne na praktyczne działania wykorzystywane w codziennej pracy.

Podczas szkolenia uczestnicy poznają między innymi:

• zasady przetwarzania danych osobowych w procesie rekrutacji,
• obowiązki wynikające z RODO,
• zasady bezpiecznego prowadzenia rozmów kwalifikacyjnych,
• sposoby ograniczania ryzyka zarzutów dyskryminacji,
• praktyczne aspekty ochrony danych kandydatów,
•  dobre praktyki i procedury wspierające bezpieczeństwo organizacji.

Prawo w rekrutacji nie jest przeszkodą. Jest zabezpieczeniem biznesu

Współczesna rekrutacja wymaga czegoś więcej niż intuicji i doświadczenia. Wymaga świadomości prawnej. Bo profesjonalny proces rekrutacji nie chroni wyłącznie kandydatów. Chroni również organizację, jej reputację i osoby odpowiedzialne za zatrudnianie. A to właśnie takie kompetencje coraz częściej decydują o jakości i bezpieczeństwie procesów HR.