Spotkanie biznesowe – jak je zorganizować?

1 grudnia, 2019

SPOTKANIE BIZNESOWE 

DLACZEGO WARTO WIEDZIEĆ JAK ORGANIZOWAĆ SPOTKANIE BIZNESOWE?
Kilka korzyści wynikających z dobrze zorganizowanego spotkania biznesowego:

1. Poprawa wizerunku
2. Poszerzenie działalności
3. Transfer wiedzy
4. Formalizacja uprawnień
5. Rozwój współpracy
6. Poznanie innych punktów widzenia
7. Redukcja potencjalnych strat
8. Poprawa polityki wewnątrz firmy

PRZYKŁADOWE PRZYCZYNY PORAŻEK W ORGANIZACJI SPOTKANIA BIZNESOWEGO

1. Brak przygotowania merytorycznego
2. Niejasne reguły spotkania
3. Brak tzw. kontraktu
4. Poczucie nieomylności prowadzącego
5. Konserwatyzm prowadzącego oraz audytorium
6. Poruszanie drażliwych spraw bez umiejętności zrozumienia czyjegoś punktu widzenia
7. Atak ze strony audytorium, a przede wszystkim nieumiejętność strategicznego poradzenia sobie z tym przez prowadzącego
8. Problemy zdrowotne prowadzącego, lub uczestników
9. Problemy techniczne
10. Ślady, które pozostały na sali po poprzednim spotkaniu, co sprawa wrażenie niedbałości o szczegóły itp.

O CZYM NALEŻY PAMIĘTAĆ, ABY SPOTKANIE BIZNESOWE SIĘ UDAŁO:

1) ZAPROSZENIE UCZESTNIKÓW SPOTKANIA

1. Zaprosić uczestników minimum dwa tygodnie przed datą spotkania
2. Zaproszenie może być w formie pisemnej, bądź telefonicznie
3. Poproś o potwierdzenie udziału w spotkaniu do określonej przez Ciebie daty

Jakie informacje należy udostępnić zaproszonym:
1. Kto zaprasza
2. Kto jest zaproszony
3. Temat spotkania
4. Forma spotkania
5. Miejsce i czas
6. Agendę spotkania
7. Prośbę o potwierdzenie spotkania, z podaniem wyznaczonego na to terminu

2) PRZYGOTOWANIE SPOTKANIA BIZNESOWEGO

Przed rozpoczęciem spotkania biznesowego należy ustalić kilka niezbędnych kwestii, które pomogą przeprowadzić je sprawnie i z oczekiwanym efektem. Warto zadbać o:

1. Ustalenie celu i tematyki spotkania
2. Ustalenie miejsca i terminu
3. Ustalenie osoby, która będzie prowadziła (lider spotkania to nie zawsze musi być szef zespołu)
4. Ustalenie liczby uczestników
5. Ustalenie agendy spotkania
6. Przygotowanie materiałów przydatnych podczas spotkania np. oferta, maile, raport itp.
7. Zarezerwowanie sali dostosowanej do charakteru spotkania oraz ilości uczestników (z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym)
8. Przesłanie zaproszeń uczestnikom wraz z materiałami (bądź wpisanie w ich kalendarze on line)
9. Przygotowanie listy obecności (jeżeli będzie potrzebna)
10. Wyznaczenie osoby sporządzającej protokół, czyli tworzącej notatki (zmienność na tym stanowisku może być wskazana, jeżeli chcemy pobudzić słuchaczy)
11. Przygotowanie zebrania od strony technicznej (przygotowanie sali, urządzeń audiowizualnych, punktów informacyjnych, szatni itp.).

3) PORZĄDEK SPOTKANIA BIZNESOWEGO

Aby było efektywnie i skutecznie, uporządkuj takie kwestie jak:
1. Plan i porządek poruszanych tematów, czyli tzw. agenda (od łacińskiego słowa oznaczającego rzeczy, które należy zrobić).
2. Jeżeli uczestnicy spotkania będą mieli pytania, nie zawsze adekwatne do poruszanego wątku, zadbaj o tzw. “”parkowanie pytań“”, czyli spisywanie ich przez autora pytania, lub wybraną osobę, aby móc do nich powrócić pod koniec spotkania/danego modułu, lub poruszyć owe sprawy na kolejnym spotkaniu.
3. Pamiętaj o krótkich przerwach między jednym, a drugim modułem spotkania by nie minimalizować świadomości poznawczej uczestników (po pewnym czasie wykładu spada uważność i koncentracja).

4) MATERIAŁY INFORMACYJNE NA SPOTKANIE BIZNESOWE

Zastanów się jakie materiały podczas oraz po spotkaniu powinni otrzymać uczestnicy.
Wyślij materiały/informacje przed spotkaniem z takim wyprzedzeniem, by każdy miał wystarczająco czasu na zapoznanie się z ich treścią.

5) PRZYGOTOWANIE POMIESZCZENIA NA SPOTKANIE BIZNESOWE

Zadbaj o (Ty, bądź wydelegowana osoba) odpowiednie ustawienie stołów i krzeseł:
1. Ustawienie teatralne (panelowe) dla większej grupy uczestników np. konferencje
2. Stół w kształcie litery T dla oficjalnych spotkań
3. Dwa stoły w kształcie litery L dla oficjalnych spotkań i dużej grupy
4. Okrągły stół dla niewielkiej ilości osób świetnie się sprawdza przy realizacji burzy mózgów oraz rozwiązywania problemów
5. Ustawienie w kształcie podkowy (litera U) dla większej ilości osób, przede wszystkim rekomendowane podczas szkoleń
6. Ustawienie w kształcie placu gdzie moderatorzy spotkania mają swój stół, a naprzeciwko niego są stoły uczestników

Jeżeli sala jest przeszklona zastanów się nad jej zasłonięciem, by nie rozpraszać uwagi uczestników.

6) PRZEBIEG SPOTKANIA BIZNESOWEGO

1. Bądź na sali stosunkowo wcześniej, by móc sprawdzić czy wszystko jest tak, jak należy
2. Wyznacz osobę, która wita uczestników
3. Rozpocznij punktualnie– nie czekaj na spóźnialskich chyba, że sytuacja tego wymaga, bo np. wypada
4. Czasami warto zaplanować w agendzie tzw. „kwadrans studencki” max do 15 minut
5. Jeżeli ktoś się spóźnił, nie wprowadzaj go w temat spotkania, ale przywitaj go wzrokiem z chwilą pauzy
6. Przedstaw uczestników, jeżeli wymaga tego sytuacja (w przypadku większej ilości osób przydatne są imienne plakietki)
7. Przedstaw program spotkania, cel oraz oczekiwany wynik
8. Podsumuj omawiane sprawy, ustalenia oraz odpowiedzialność za realizację

Zadaj o osobiste przedstawienie się uczestnikom. Jaka informacja o Tobie jest ważna z racji tematu oraz charakterystyki spotkania?

CHECK LISTA PRZED SPOTKANIEM BIZNESOWYM

1. Zdefiniuj cel spotkania. Co chcesz osiągnąć?
2. Zdefiniuj cele Twojego audytorium. Co oni chcą osiągnąć?
3. Jaką formę powinno przybrać spotkanie?
4. Jaka ma być forma spotkania?
5. Kto ma uczestniczyć w tym spotkaniu i czego Ty potrzebujesz, aby dane osoby przybyły na spotkanie?
6. Co wiesz o uczestnikach spotkania? Im więcej wiesz, tym sprawniej przygotujesz się na różne sytuacje.
7. Czy musisz zaplanować budżet na to spotkanie? Sprawdź koszty.
8. Gdzie odbędzie się spotkanie? Weź pod uwagę charakter spotkania oraz uczestników.
9. Kto może pomóc w organizacji spotkania?
10. Jakie zadania i odpowiedzialność należy rozdzielić w Twoim zespole?
11. Jaki będzie harmonogram tego spotkania? Ustal agendę.
12. Jakie kwestie powinny być omawiane podczas tego spotkania?
13. Czy jest jakaś zalecana, konkretna kolejność omawianych kwestii podczas spotkania np. z uwagi na trudne tematy? Jaka?
14. Czy należy przygotować jakieś konkretne materiały dla uczestników?
15. Czy jakieś materiały uczestnicy powinni otrzymać przed spotkaniem? Jakie i na ile czasu przed?
16. Jak należy przygotować salę na spotkanie? Na ile wcześniej należy ją zarezerwować? Co powinno być na sali? Jakie powinno być na sali ustawienie krzeseł oraz stołów? Gdzie będzie siedział/stał moderator?
17. Jakie sprzęty powinny być przygotowane przed spotkaniem? Projektor? Laptop? Flipchart z mazakami?
18. Czy podczas spotkania powinien być dostępny jakiś poczęstunek?
19. Na co szczególnie podczas spotkania musisz zwrócić uwagę?
20. Jakie należy podjąć działania po spotkaniu?

Ważne – zastanów się również, co może się nie udać, aby móc się wcześniej przygotować na taką ewentualność.

Więcej informacji o tym jak się przygotować do różnych spotkań pozyskasz na szkoleniach w Human Skills.

Udostępnij

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn

Przeczytaj również: