7 kroków do osiągnięcia maksymalnej produktywności

MAKSYMALNA PRODUKTYWNOŚĆ
19 lutego, 2020

W dzisiejszym świecie modne jest bycie zajętym. Człowiek zajęty czuje się bardziej ważny, efektywny. Jednak bycie zapracowanym wcale nie oznacza robienia tego, co przybliża do realizacji celów, co sprawia, że pojawiają się efekty. Zapracowanie i duża ilość zadań do wykonania każdego dnia może dawać poczucie produktywności, może tworzyć złudne przekonanie o byciu efektywnym. Jednak w byciu osobą produktywną nie chodzi o to by skreślać z listy coraz więcej zadań w poczuciu, że tyle się dziś zrobiło. Ważne jest, by to co zostało zrobione faktycznie miało znaczenie, by służyło realizacji celów.

Oto 7 kroków, które pozwolą osiągnąć maksymalną produktywność w życiu i w pracy zawodowej.

Krok 1: Określ co jest NAPRAWDĘ ważne

  • W codziennym życiu jest tak wiele spraw, którymi trzeba się zająć: projekty, odpowiedzi na maile, obsługa klientów, prośby szefa, a po pracy dzieci, zakupy, gotowanie, sprzątanie, trening, książka, nauka i wiele więcej aktywności. W nadmiarze zadań trudno określić, które z nich są NAPRAWDĘ ważne, a które jedynie pilne lub mało istotne.
  • By efektywnie zarządzać swoim czasem i osiągnąć maksymalną produktywność warto zacząć od określenia co jest NAPRAWĘ ważne. Które obszary  życia są dla Ciebie kluczowe, a które mniej. Które zadania i obowiązki w pracy są tymi najważniejszymi, a które nie przynoszą aż tak dużej wartości. Narzędziem, które umożliwia sprecyzowanie tego co NAJWAŻNIEJSZE jest piramida produktywności, która daje możliwość umiejscowienia zadań na jednym z 4 poziomów produktywności:
    • zadania wynikające z kluczowych wartości, 
    • zadania w wysokiej stawce godzinowej, 
    • zadania o niskiej stawce godzinowej,
    • zadania o wartości zerowej.

Więcej o piramidzie produktywności i tym jak z niej korzystać dowiesz się biorąc udział w szkoleniu „Maksymalna produktywność – czyli jak zwiększyć efektywność osobistą i zawodową?”

Krok 2: Sprecyzuj cele

  • Kiedy już wiadomo co jest w Twoim życiu i na zajmowanym przez Ciebie stanowisku pracy NAPRAWDĘ ważne warto określić konkretne cele.
  • Cele to drogowskazy, które pokazują jaką drogą warto podążać, by dotrzeć do miejsca, w którym chce się znaleźć.
  • Prawidłowe wyznaczenie celów i określenie ich w sposób szczegółowy, ale także nakłaniający do podjęcia działania to ważny warunek ich skuteczności. Mając sprecyzowane cele łatwiej się skoncentrować na podążaniu w wyznaczonym kierunku.
  • Cele pomagają w podejmowaniu codziennych decyzji, ułatwiają planowanie dnia i przyczyniają się do wzrostu produktywności.

Krok 3: Ustalaj priorytety

  • Posiadanie określonych i sprecyzowanych celów, znacznie ułatwia ustalanie priorytetów na każdy dzień. Dzięki temu dużo prościej jest się odnaleźć w natłoku spraw i zadań, którymi każdego dnia trzeba się zająć.
  • Priorytety pozwalają na efektywne planowanie czasu, który wypełniają zadania przynoszące największy efekt, a nie drobnostki, które zajmują czas, ale nie przekładają się na efekty.
  • Bez celów i priorytetów planowanie sprowadza się do zapełnienia dnia różnymi aktywnościami, które do niczego nie prowadzą. W ten sposób jesteś osobą wiecznie zajętą i zapracowaną, ale nie efektywną.

Krok 4: Planuj czas

  • Planowanie to narzędzie umożliwiające realizację celów.
  • Planowanie jest podjęciem decyzji, jakimi zadaniami i aktywnościami wypełnisz swój dzień.
  • Dzień każdego człowieka to 24 godziny. Nikt nie ma więcej czasu i nikt nie ma mniej. Jednak niektóre osoby są w stanie w ciągu jednego dnia zrobić dużo zadań, osiągnąć zamierzony efekt, a inne mimo bycia bardzo zapracowanymi osobami nie są efektywne, a czasami są wręcz oceniane przez przełożonych i współpracowników jako osoby nieproduktywne, mało wydajne.
  • Planowanie to proces określenia jakimi zadaniami będzie wypełniony dostępny czas. Efektywne planowanie kładzie nacisk na to, by w planie każdego dnia znalazł się czas na zadania ważne i te które przyczyniają się do osiągnięcia założonych celów.
  • Plan dnia jest jak mapa, dzięki której nie trzeba wciąż zastanawiać się czym się zająć. Nie traci się energii na podejmowanie decyzji co będzie następnym zadaniem, jest się odpornym na drobne zadania, które napływają w ciągu dnia.
  • Dzięki planowaniu można wykonać więcej zadań w krótszym czasie. Planując określa się czas, w którym dane zadanie ma zostać wykonane. Dzięki temu jest mniejsza pokusa rozpraszania się w trakcie pracy. Określenie terminu na wykonanie zadania skłania do dotrzymania go dużo bardziej niż kiedy wydaj się, że czas na zrealizowanie zadnia jest nieograniczony.
  • Jest wiele metod, technik i zasad planowania zadań. Są one pomocne w tworzeniu realistycznego planu dnia wypełnionego zadaniami priorytetowymi, ale także tymi, które muszą być wykonane.

Krok 5: Nie myl tego co ważne z tym co pilne

  • Ważne to nie to samo co pilne. 
  • Warto zrozumieć tę różnicę i nauczyć się rozróżniać zadania ważne od zadań jedynie pilnych.
  • Praca bez planu i sprecyzowania priorytetów przebiega w chaosie, w którym trudno określić czym trzeba się zająć (bo jest ważne), a co jedynie ma bliski termin realizacji (jest pilne, ale niekoniecznie ważne). Łatwo wtedy wpaść w pułapkę robienia tego co pilne i co przynosi natychmiastowy efekt w postaci zadowolenia, że dane zadanie zostało wykonane.
  • Jednak w życiu to co ważne często wcale nie jest pilne. Powoduje to tendencję do odwlekania czasu zajęcia się tymi sprawami, na rzecz zadań, które są pilne.
  • Pilne zadania krzyczą i ciążą każdego dnia co sprawia, że bez refleksji przechodzi się do ich realizacji, by mieć poczucie, że zostały zrealizowane.
  • Może to doprowadzić do sytuacji, w której kończąc dzień pojawia się poczucie satysfakcji z wielu zrealizowanych zadań. Liczba zadań mogła być duża, ale ich wartość dla realizowanych celów, dla efektywności pracy już niewielka.
  • Ważne są te zadania, które prowadzą do realizacji celów.
  • Pilne zadania to te, które pojawiają się znikąd, które wynikają z oczekiwań innych ludzi. Część z nich jest i ważna i pilna, np. w przypadku zbyt długiego odkładania na potem realizacji zadania ważnego. Jednak duża część z zadań pilnych jest mało istotna i może chwilę poczekać na realizację.

Krok 6: Pracuj w skupieniu i koncentracji

  • Efektywna praca (tzn. tak szybka i tak bezbłędna, na jaką pozwalają posiadane umiejętności) wymaga koncentracji i skupienia. Utrzymanie wysokiej koncentracji i nierozpraszanie się to ważna umiejętność ludzi produktywnych.
  • W ciągu dnia pracy, ale również poza nią jest wiele sytuacji i czynników, które dekoncentrują i odrywają od tego czym właśnie należy się zająć.
  • Trzeba wykazać się determinacją, by nie ulec pokusie oderwania się od pracy i nie skierować swojej uwagi na inne, często bardzo kuszące aktywności.
  • W dzisiejszym świecie można znaleźć wiele rozpraszaczy. Do największych rozpraszaczy w miejscu pracy należą: emaile, a szczególnie włączone powiadomienia dźwiękowe informujące o nadejściu nowej wiadomości, telefon i jego zawartość, komunikatory internetowe i zawartość, którą można znaleźć w świecie wirtualnym, inni ludzie. A to tylko kilka największych rozpraszaczy.
  • Zbyt częsta utrata koncentracji i skupienia na zadaniach powoduje znaczne wydłużenie czasu pracy nad nimi, odkładania tego co ważne na później, aż w końcu zadania te staną się pilne, a ich wykonanie pod presją czasu przysporzy stresu.

Krok 7: Zadbaj o odpoczynek

  • Odpoczynek to nie nagroda za ciężką pracę, to warunek niezbędny, aby ta ciężka praca mogła być zrealizowana.
  • Zmęczenie sprzyja osłabieniu koncentracji w efekcie praca zajmuje więcej czasu niż rzeczywiście by mogła. Osoba zmęczona zbyt pochopnie i często mniej racjonalnie podejmuje decyzje.
  • Odpoczynek we współczesnym świecie traktowany jest jako lenistwo. Często mówi się o „produktywnym odpoczynku”, czyli takim, który oprócz odpoczywania spełnia dodatkowe funkcje, może wiązać się np. ze słuchaniem audiobooka, uczeniem się, itd. Tymczasem takie bezproduktywne leżenie i bierny odpoczynek ma duży wpływ na wzrost kreatywności, na generowanie nowych pomysłów i rozwiązywanie kłopotliwych spraw.
  • Warto zadbać o odpowiednią ilość, ale też jakość odpoczynku każdego dnia. Podstawową zasadą jest zapewnienie odpowiedniej ilości godzin snu. Oprócz tego dobrze jest znaleźć swój indywidualny sposób na ładowanie życiowych akumulatorów, może to być sport, hobby, czy czytanie książek. Ważne by wybrana aktywność pozwalała na zapomnienie o obowiązkach, a dawała odprężenie i spokój wewnętrzny.

Jeśli chcesz poznać narzędzia, metody i techniki zwiększające produktywność w życiu i w pracy, zapraszamy do udziału w szkoleniu „MAKSYMALNA PRODUKTYWNOŚĆ, czyli jak zwiększyć efektywność osobistą i zawodową?”.

Autor: Agnieszka Jarzębowska

Trener biznesu/ Wykładowca akademicki/Autorka książki “Nawyk produktywności”

Udostępnij

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn

Przeczytaj również: