Nie wszyscy menedżerowie wiedzą jak delegować zadania swoim pracownikom. Bywa, że działają zbyt chaotycznie i bez właściwych założeń. Delegowanie zadań i odpowiedzialności jest jednym z kluczowych zadań menedżera zespołu, a nieskuteczne działanie w tym obszarze może doprowadzić do wielu dysfunkcji w zespole lub w swoim stylu zarządzania. Świadomy menedżer tak deleguje zadaniami, że uprawnia zespół do wykonywania czynności zgodnie z ich kompetencjami, zadaniami stanowiskowymi czy etapami rozwoju pracowników. Dobrą praktyką jest rozwijanie przez osoby zarządzające swoich kompetencji, korzystając z doświadczeń mentorów, trenerów na dedykowanych spotkaniach czy szkoleniach.
Jak delegować zadania? Przygotowanie
- Musisz być konsekwentny w koordynowaniu zadań. Jeżeli nie będziesz, to wówczas Twoje otoczenie to wykorzysta. Im bardziej jesteś elastyczny, tym bardziej Twoje otoczenie będzie zadowolone, ale czy Ty też? Takie zachowanie doprowadzi do chaosu w zadaniach zespołu i opóźnieniach w realizacji zadań. Zgadnij, komu przypiszą winę i odpowiedzialność?
- Zweryfikuj, dlaczego nie delegujesz zdań wystarczająco skutecznie. Może lubisz wszystkim pokazywać, że umiesz coś zrobić najlepiej? Albo masz przekonanie, że Twoi pracownicy mają już za dużo innych zadań? Może z kolei masz dosyć ich reakcji i kombinowania, dlaczego czegoś nie mogą wykonać? Powodów jest dużo. Odkryj swoje. Często podczas moich sesji mentoringowych z liderami, wspólnie odkrywamy ich osobiste powody, którymi później się opiekujemy.
- Zastanów się, jak reagujesz na opór pracowników, którzy znajdują dużo subiektywnych wyjaśnień, przez co Ty wykonujesz pracę za nich. Oni w tym czasie sprawdzają, co się dzieje social media lub właśnie kupują coś online, a następnie nie mają przestrzeni na zadania stanowiskowe.
- Przeanalizuj aktualną sytuację w Twoim zespole. Jakich zamian chcesz dokonać? Co chcesz utrzymać? Jaka jest atmosfera? Czy zespół nawzajem się wspiera w rzetelnym wykonywaniu zadań czy odnajduje dużo tematów do wspólnych angażujących rozmów na tematy prywatne?
- Przeprowadź rewizję zadań stanowiskowych. Po co? Przypomnisz sobie i pracownikowi na co się umówiliście. Warto taki update wprowadzać cyklicznie, co kwartał minimum.
- Zweryfikuj aktualną strategię Twojego działu/firmy. Czy następują jakieś zmiany?
- Zdefiniuj mocne strony i obszary do rozwoju każdego z pracowników. Zobacz, na co warto położyć nacisk podczas rozmów z pracownikiem. Jak skorzystać z jego mocnych kompetencji, a w jakich obszarach wprowadzić plan naprawczy.
- Sprawdź wyniki ilościowe/obłożenie zadaniami.
Jak delegować zadania? Działaj!
- Ustal z pracownikiem listę priorytetów/wagę/znaczenie zadań.
- Przeprowadź z pracownikiem audyt czasowy wykonywania poszczególnych czynności. Dzięki temu możesz wprowadzić standaryzację zadań.
- Zweryfikuj styl pracy/tempo pracy danego pracownika.
- Zweryfikuj, ile czasu inwestujesz w pomoc pracownikowi w jego zadaniach. Na etapie wdrożenia pracownika w zadania oczywiście tego czasu będzie więcej. Po okresie próbnym, jeżeli w dalszym ciągu pomagasz pracownikowi to oznacza, że albo masz niedopasowanego członka zespołu do zadań, albo właśnie dochodzi do wyuczonej bezradności bądź ktoś „pasożytuje” na Twojej energii.
- Kluczem w delegowaniu zdań też jest upewnienie się, że pracownik zrozumiał, co ma do wykonania, w jakim czasie i z jakich zasobów korzysta.
- Omów z pracownikami potencjalne ułatwienia/utrudnienia jakie się pojawiają w wykonywaniu poszczególnych czynności.
- Zweryfikuj potencjalne braki wiedzy, narzędzi, odpowiedzialności i kompetencji pracowników.
- Utwórz ujednolicony scenariusz delegowania zadań.
- Wprowadź plan rozwoju, tzw. action plan, oparty na smartowaniu celów na najbliższy miesiąc a potem kwartał.
- Ustal z pracownikiem wskaźniki, jak będziesz mierzyć progres i skuteczność jego działań.
- Wprowadź cyklicznie spotkania monitorujące zdelegowane zadania.
- Wprowadź standaryzację odbioru zdelegowanych zadań.
- Uważaj na swoją elastyczność. Delegowanie i monitorowanie lubi konsekwencje.
- W delegowaniu zdań kluczowe jest to, abyś nie robił tego, co może zrobić Twój zespół. Dzięki temu, pozyskasz czas na zajęcie się działaniami strategicznymi, które już nie należą do ich obowiązków.
Pamiętaj o celu.
Twój zespół jest po to, aby pomagał Ci w realizacji celów i zadań stanowiskowych Twojej firmy/ działu. Mają swoje życiowe doświadczenia. Każda osoba ma swoje mocne strony. Każda osoba w Twoim zespole może wnieść wartość w aspekcie realizacji zadań. Twoim zadaniem jest korzystać z ich potencjału, stawiając im jasno swoje oczekiwania i regularnie, z pozytywnym nastawieniem, weryfikując progres.
