Jak być produktywnym, pracując zdalnie?

19 marca, 2020

Obecna sytuacja związana z epidemią koronawirusa dała pracodawcom możliwość zlecenia pracownikom wykonywania pracy zdalnie, we własnym domu. Jest to dla wielu osób zupełnie nowe doświadczenie. Choć na pierwszy rzut oka może się wydawać czymś pożądanym, w rzeczywistości stanowi wyzwanie zarówno dla pracownika, jak i dla przełożonego oraz całej firmy. 

Przez kilka lat pracowałam całkowicie, lub w dużej części dnia, w domu. Podzielę się więc nie tylko wiedzą z zakresu zarządzania czasem, ale też własnym doświadczeniem i sprawdzonymi sposobami na efektywność. Oto 8 porad pomagających w organizacji produktywnej pracy w domu.

  1. Praca zdalna to nadal praca, tylko wykonywana w innym niż dotychczas miejscu.

Będąc w pracy zachowujesz się jak pracownik. Dbasz o swój wizerunek osoby, na której można polegać i która efektywnie realizuje powierzone zadania. Budujesz swoją „markę pracownika”. Pracując w domu pamiętaj o zachowaniu takiego samo podejścia. Odpowiednie nastawienie ułatwi Ci ustalenie reguł i wprowadzenie ich w życie.

  1. Określ godziny swojej pracy.

Przychodząc do biura, pracownicy zazwyczaj mają z góry określone ramy czasowe, w których pracują. Mając dostęp do narzędzi w domu (laptop firmowy, niezbędne dokumenty) można pracować właściwie w dowolnym czasie. Aby uniknąć marnowania czasu lub siedzenia po godzinach, należy z góry określić wymiar czasowy:

  • w którym rozpoczynasz realizację zadań i czasu
  • oraz w którym go wyłączasz, przechodząc w tryb domowy.

To pozwoli zachować równowagę pomiędzy pracą a życiem osobistym, które w obliczu konieczności pozostania w domu nabiera szczególnego znaczenia.

Jeśli masz wątpliwości co do godzin, w których powinien być dostępny dla przełożonego czy członków zespołu, warto to ustalić i wcześniej określić z odpowiednimi osobami zespołu.

  1. Praca w domu wymaga skupienia.

Wielu osobom wizja pracy z domu kojarzy się z możliwością robienia wielu rzeczy pomiędzy realizacją zawodowych zadań. Często mówiąc, że pracuję z domu słyszę, że „to super, bo możesz w międzyczasie zrobić pranie, pójść na zakupy w ciągu dnia kiedy nie ma długich kolejek i załatwić inne sprawy”.

Tylko pamiętaj, że pracując w ten sposób, trudno liczyć na efektywność swoich działań. Jedynie poważne traktowanie swoich obowiązków zawodowych przyniesie odpowiednie rezultaty. Próba połączenia zajmowania się domem i realizacji zadań zawodowych będzie skutkować tym, że niemal 24 godziny będziesz pracować. Przecież lista Twoich zdań nie skraca się, a przeznaczając czas na przygotowanie obiadu, musisz po godzinach pracy nadrobić, to czego nie udało się zrealizować w wyznaczonych godzinach pracy.

Nie wybijaj się więc z rytmu i zaczynaj swój dzień pracy, tak jakbyś zaczynał pracę w biurze i kończ pracę tak samo jakbyś ją kończył wychodząc z biura. Obowiązki domowe odłóż na czas po pracy, albo przed wykorzystaj czas, który normalnie spędzasz dojeżdżając do biura.

  1. Przygotuj wygodne miejsce do pracy.

Do efektywnego wykonywania swoich zadań zawodowych niezbędne jest oddzielenie miejsca pracy od spraw domowych, prywatnych. Nie wszyscy mają w domu biurka, przy których można usiąść i wygodnie pracować. Duża część osób ma ograniczoną przestrzeń mieszkalną i musi sobie wygospodarować w miarę komfortowe miejsce, w którym będzie wykonywać swoje obowiązki zawodowe. Najlepiej aby zostało specjalnie stworzone na czas pracy zdalnej. W ten sposób mogłoby dać Ci poczucie, że nie jesteś w codziennej, domowej rzeczywistości. Jeśli nie posiadasz biurka możesz wykorzystać stół kuchenny, blat czy, jeśli jesteś osobą kreatywną, zmontować coś nowego. Ważne by zorganizować miejsce tak, aby było Ci wygodnie i aby było jak najbardziej odseparowane od reszty domu.

  1. Stwórz listę swoich zadań.

W biurze zapewne masz kontakt z przełożonym, który w określony sposób kontroluje efekty Twojej pracy, wyznacza Ci zadania itd. W domu z kolei to Ty musisz wziąć odpowiedzialność za terminowość wykonania powierzonych zadań.

Przed przystąpieniem do pracy:

  • Stwórz listę wszystkich zadań.
  • Określ od jednego do trzech najważniejszych zadań, które masz do wykonania w danym dniu. Możesz wykorzystać dostępne narzędzia w formie aplikacji na telefon, dokument Excela czy jeśli jesteś kreatywny, np. tablicę czy zwykły zeszyt, kolorowe mazaki i karteczki.
  • Określ ramy czasowe, w których zajmiesz się poszczególnymi zadaniami.
  • Analizując wykonywane zadania, po pewnym odstępie czasowym, sprawdzaj efekty – może należy wprowadzić modyfikacje? Może należy przeznaczyć więcej lub mniej czasu na daną czynność? W ten sposób będziesz działać efektywniej i cały czas będziesz widzieć co jeszcze masz do zrobienia.

Z pewnością w ciągu dnia będziesz otrzymywać kolejne zadania, które należy wykonać. Taki plan pozwoli Ci określić ile masz czasu na dodatkowe zadania i czy w ogóle masz przestrzeń czasową na ich wykonanie. Kiedy masz plan, możesz szybko poinformować osobę zlecającą o czasie, w którym dane zadanie jesteś w stanie wykonać. A jeśli jest to coś ważnego i pilnego, możesz zdecydować, które zadanie przesuniesz na kolejny dzień, by zrobić miejsce na realizację pilnego zadania.

  1. Odetnij się od rozpraszaczy.

Rozpraszacze występują zarówno w biurze jak i w domu, tylko są nieco inne. W domu rozpraszać może Cię bałagan i obowiązki domowe, które są do wykonania (brudne naczynia, sterta prania, kurz na oknach, który coraz wyraźniej widać w promieniach wiosennego słońca 😉 ), dźwięki aplikacji, ale też wszelkiego rodzaju strony dostarczające rozrywki (media społecznościowe, Youtube, Netflix, portale informacyjne i dostępność telewizora). Bardzo ważne jest, aby usunąć pokusę i nie liczyć na swoją silną wolę.

Dlatego też jeśli zauważysz, że zbyt często zaglądasz na określone strony, tylko po to, by sprawdzić aktualności, skorzystaj z jednej z wielu dostępnych aplikacji do blokowania stron internetowych, ograniczania czasu, który możesz na nich spędzać (StayFocused, SelfControl, KeepMeOut, RescueTime).

Jeśli już musisz zajrzeć na media społecznościowe, albo chcesz się chwilę rozerwać w przerwie od pracy, wyznacz sobie na to odpowiedni czas. W przeciwnym razie logując się na chwilę możesz spędzić na stronie dużo więcej czasu niż byś chciał.

  1. Zaakceptuj ekstremalność warunków swojej pracy.

Obecnie duża część osób pracuje z domu, w którym przebywają dzieci i partner, często również pracujący z domu. Są to ekstremalne warunki pracy i trudno w nich osiągnąć maksymalną produktywność. Dlatego ważne jest zaakceptowanie, że sytuacja jest wyjątkowa i w związku z tym odrzucenie nierealnych planów działania. Nie planuj, że przez ten czas zrobisz ekstremalnie dużo. Zaplanuj czas na wykonanie najważniejszych zadań, a pozostałe zadania umieść na liście „to do” i wykonaj jeśli będziesz mieć na nie czas.

Pamiętajmy również, że w normalnych warunkach możemy wyjść po południu i odreagować stres. Możemy realizować nasze hobby i możemy złapać dystans do tego co się dzieje w domu. Jednak obecnie na minimum dwa tygodnie powinniśmy całkowicie się odizolować, co oznacza, że będziemy spędzać niemal 24 godziny/dobę z partnerem i dziećmi. Dzieci będą znudzone sytuacją i również sfrustrowane. To stwarza kolejne trudności.

Jak więc zorganizować sobie pracę, kiedy jednocześnie sprawujemy opiekę nad dzieckiem?

Znów wracamy do planowania. Kiedy wiesz co masz zrobić i ile potrzebujesz na to czasu, to dużo łatwiej wykorzystywać momenty, w których dziecko ma drzemkę, albo zajmie się zabawą na efektywną pracę. Bez planu, nawet w dogodnych do pracy momentach w ciągu dnia będziesz siedzieć przed monitorem zastanawiając się czym można by się zająć, albo sprawdzając pocztę email lub przeglądając konwersacje w aplikacji do komunikacji zespołowej.

  1. Zadbaj o swój czas wolny.

Warto przemyśleć w jaki sposób będziesz spędzać czas po pracy. Są zwolennicy i przeciwnicy planowania czasu wolnego. Jednak w czasie kwarantanny, kiedy spędzamy w mieszkaniu niemal cały czas i jesteśmy z innymi domownikami 24 h/dobę, warto zaplanować aktywności na czas po pracy. Warto zrobić listę rzeczy, na które od dawna nie miałeś czasu. Mając gotową listę zadbaj o to, by się tymi sprawami zajmować w czasie wolnym. Dobrze jest też zaplanować aktywności, które możesz wykonywać wspólnie z partnerem, dziećmi. To czas, który może wpłynąć na zacieśnienie relacji.

Czas kwarantanny minie, wrócisz do standardowego trybu pracy. Możesz tą większą ilość czasu wolnego wykorzystać na podniesienie kompetencji, nadrobienie zaległości książkowych, na naukę języka obcego itd. Jeśli nie będziesz planować czasu wolnego jest duże prawdopodobieństwo, że będziesz czuć znudzenie, frustrację, a po powrocie do normalnego trybu pracy będziesz żałować, że nie wykorzystałeś tego czasu lepiej.

Mam nadzieję, że te zasady pomogą Ci w produktywnej pracy w domu w tym nowym i trudnym okresie.

Pozdrawiam,

Agnieszka Jarzębowska

Trener umiejętności miękkich/Wykładowca akademicki

Udostępnij

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn

Przeczytaj również: