profesjonalna sekretarka

Profesjonalna asystentka/sekretarka

Profesjonalna Asystentka/Sekretarka jest dobrze zorganizowana, dyskretna i lojalna. Zarządza biurem, radzi sobie ze stresem, działa systematycznie i pod presją czasu. Profesjonalna Asystentka/Sekretarka posiada wysoką kulturę osobistą, wykazuje się umiejętnościami komunikacyjnymi oraz asertywną postawą i profesjonalną autoprezentacją. Dodatkowo sprawnie zarządza kalendarzem zarówno swoim, jak i swojego przełożonego.

W trakcie warsztatów z zakresu profesjonalnej asystentki/sekretarki przećwiczysz umiejętności komunikowania się, dowiesz się jak zbudować profesjonalne relacje i poznasz tajniki savoir-vivre w biznesie.

Cele i Korzyści

Uczestnicy nabędą wiedzę o:

  • Skutecznym, przyjaznym i asertywnym komunikowaniu się.
  • Zasadach doboru komunikacji niewerbalnej i werbalnej, dostosowanej do rozmówcy.
  • Savoir-vivre w biznesie.
  • Standardach rozmów telefonicznych oraz komunikacji e-mail.
  • Zaawansowanej obsługi programu Outlook.
  • Prowadzeniu kalendarza.
  • Organizacji pracy przełożonego.
  • Organizowaniu spotkań z klientami.
  • Doskonaleniu umiejętności radzenia sobie z sytuacjami stresującymi.
  • Zasadach profesjonalnego wizerunku Asystentki/Sekretarki.
  • Skutecznym planowaniu celów i ich realizacji.
  • Zarzadzaniu czasem w celu realizacji celów.

Uczestnicy nabędą umiejętności:

  • Rozpoznawania typów: klientów, pracowników, podwładnych, przełożonych itp. zgodnie z metodologią T. Hartmana.
  • Stosowania narzędzi oraz rozwiązań w zakresie zwiększenia jakości oraz efektywności komunikacji interpersonalnej.
  • Rozpoznawania różnic w sposobie komunikowania między poszczególnymi typami osobowości.
  • Umiejętności komunikowania swoich potrzeb, oczekiwań oraz poleceń.
  • Umiejętności mówienia w taki sposób, aby być usłyszanym i zrozumianym.
  • Umiejętności radzenia sobie z trudnymi rozmówcami podczas spotkań firmowych, spotkań z klientami, obsługi reklamacji.
  • Skutecznego planowania celów i ich realizacji poprzez wykorzystanie metody SMART.
  • Zarządzania czasem i dotrzymywania celów (pakiet narzędzi: m.in. zasada Pareto, 60/40, metoda ALPEN, matryca Eisenhowera)
  • Zwiększenia efektywności i wydajności pracy.

Uczestnicy pogłębią kompetencje związane z:

  • Profesjonalnej obsługi klienta.
  • Budowania profesjonalnego wizerunku.
  • Efektywnej komunikacji pisemnej i interpersonalnej.
  • Kluczowych zasad zarządzania zadaniami w czasie.

Program Szkolenia

Profesjonalna asystentka/sekretarka

  • Program, formę szkolenia oraz agendę godzinową dopasowujemy do potrzeb szkoleniowych Klienta.

Dzień I

Rozpoczęcie szkolenia, omówienie celów szkolenia oraz potrzeb uczestników pod kątem zadań na stanowisku asystentki/sekretarki.

Moduł I. Wprowadzenie do zagadnień savoir-vivre w biznesie

  • Rola etykiety we współczesnych realiach biznesowych.
  • Rola pierwszego wrażenia w relacjach międzyludzkich.
  • Asystentka/Sekretarka – najlepszą wizytówką firmy (wizerunek, komunikacja).
  • Profesjonalna obsługa biura – mowa ciała, gesty i mimika.
  • Sposoby witania, podawania ręki, przedstawiania siebie i innych.
  • Precedencja – zasada pierwszeństwa – odmienność hierarchii towarzyskiej i biznesowej.

Moduł II. Zasady komunikacji na stanowisku asystentki, sekretarki

  • Zachowanie podczas służbowych spotkań (kultura dyskusji, wypowiedzi, język rozmówcy, wizytówki).
  • Zasady prowadzenia rozmów z różnymi typami rozmówców (omówienie oraz ćwiczenie indywidualne).
  • Zasady asertywnej komunikacji z przełożonym, z podwładnym, ze współpracownikami.
  • Rozmowy telefoniczne – telefoniczny savoir–vivre.
  • Korespondencja pisemna.
  • Netykieta – zasady prowadzenia służbowej korespondencji e-mailowej i zachowania w sieci.
  • Sztuka tytułowania: tytuły kurtuazyjne, naukowe, służbowe.
  • Asertywna Asystentka/Sekretarka dba o dobre relacje w miejscu pracy.

Moduł III. Zasady efektywnej pracy na stanowisku asystentki

  • Wsparcie projektów realizowanych przez przełożonego.
  • Specjalistyczne kompetencje wymagane na stanowisku Asystentki/Sekretarki (wspólnie opracowany zestaw kompetencji i określenie ich poziomu uczestniczek).
  • Zarządzanie sobą w czasie.
  • Budowanie siatki kontaktów.
  • Koncentracja i ustalanie priorytetów zadań.
  • Jak nie dać się zdekoncentrować?
  •  „Ochrona” szefa. Współpraca z przełożonym i innymi działami, klientami.
  • Profesjonalizm, dyskrecja i punktualność jako pożądane cechy w biznesie. Jak skutecznie przestrzegać tajemnic?
  • Emocje a logika. Radzenie sobie w trudnych sytuacjach stresowych.
  • Techniki relaksu.

Dzień II

Moduł IV. Zasady efektywnej pracy na stanowisku asystentki cd. 

  • Archiwizacja, prawidłowa segregacja dokumentacji, porządek w dokumentacji.
  • Układanie planu dziennego, tygodniowego i innych.
  • Matryca Eisenhowera.
  • Metoda ALPEN.
  • Zastosowanie zasady Pareto w zarządzaniu czasem.
  • Zasada 60/40.
  • Złota godzina.
  • Nadawanie priorytetów zadaniom.
  • Kontrola realizacji planu.
  • Określanie ram czasowych dla realizacji zadań.
  • Fazy dnia – krzywa REFA.

Moduł V. Profesjonalny wizerunek w środowisku zawodowym

  • Zasady dress code. (dobre i złe przykłady).
  • Psychologia koloru w biznesie. Wpływ koloru garderoby biznesowej na wygląd i odbiór pracownika.
  • Wizerunek a stanowisko w pracy – garderoba biznesowa podkreślająca profesjonalizm.
  • Omówienie prawidłowych fasonów ubrań.
  • Fryzura i makijaż oraz dodatki w biznesowej garderobie.
  • Zasady autoprezentacji na stanowisku Asystentki/Sekretarki – rola mowy ciała, tonu oraz doboru słów w kontekście budowania wizerunku profesjonalnej Asystentki/Sekretarki (omówienie i ćwiczenie grupowe).

Podsumowanie szkolenia wraz z omówieniem najważniejszych. Stworzenie przez uczestników osobistej listy poszkoleniowej.

Czas trwania: 2 dni

Eksperci

METODY SZKOLENIA

Activity Based Learning

Szkolenie jest prowadzone zgodnie z cyklem Kolba oraz zgodnie z metodą ABL (Activity Based Learning)

Ćwiczenia

Uczestnicy będą brali udział w aktywizujących ćwiczeniach poprzedzonych niezbędnym wprowadzeniem teoretycznym.

Feedback

Uczestnicy będą mieli również możliwość autodiagnozy oraz otrzymają feedback od trenera.

Pełna Aktywizacja

Trener będzie przedstawiał merytorykę zgodnie z 3 kanałami przekazu informacji – wzrok, ruch, słuch.

Dyskusja

Panel dyskusyjny, ćwiczenia grupowe i indywidualne, prezentacja, odgrywanie ról, analiza przypadków i filmów poglądowych.

Opinie o Szkoleniu

Kreatywność i doskonałe zdolności organizacyjne Pani Renaty ułatwiły sprawne przeprowadzenie szkolenie w grupie. Chętnie dzieliła się swoją wiedzą zawodową i bogatym doświadczeniem. Dodatkowo idealnie dopasowała tryb szkolenia do wymagań grupy: cierpliwie odpowiadała na wszystkie pytania, podawała wiele przykładów, aktywnie słuchała, dostosowała szkolenia do indywidualnych potrzeb każdego uczestnika. Posiadane zdolności interpersonalne oraz wiedza merytoryczna na najwyższym poziomie sprawiają, że Pani Renata stanowi doskonałą wizytówkę firmy.

Profesjonalne podejście do przeprowadzonego szkolenia oraz świetnie układająca się współpraca daje nam podstawy do tego, aby polecić Panią Renatę jako idealnego trenera.

Z poważaniem, Magda Markowska GSK Pharmaceuticals

“Docenić styl prowadzenia szkolenia; Prowadząca szkolenie to osoba o dużej wiedzy i ze sporą dozą dowcipu. Nie daje się nudzić szkoleniem; Szkolenie bardzo ciekawe, cieszę się, że znalazło się miejsce na omawianie konkretnych “bolączek” uczestników – myślę, że to bardzo pomaga i czyni szkolenie przydatniejszym dla grupy; Pani jest bardzo kompetentna, nic mi nie zabrakło; Niczego nie zabrakło. Doceniam Panią Iwonę! i oby więcej tego typu szkoleń.; Podziękowanie dla Trenerki – super poprowadzone szkolenie.; Za mało czasu, poproszę więcej szkoleń.; Sposób prowadzenia i prostota prowadzenia oraz wiedza – super”.

“Pozytywna, kompetentna prowadząca z ogromem wiedzy i zaangażowaniem; Perfekcyjnie przygotowany wykładowca; Wspaniała prowadząca; spełniło moje oczekiwania; Szkolenie przeprowadzone w sposób ciekawy, inspirujący do działania. Przydatne informacje, które na pewno pomogą w codziennej pracy. Profesjonalne, miłe, zaskakujące, porządkujące szkolenie.; Ciekawe i przydatne szkolenie; Bardzo profesjonalne i czytelne szkolenie, miła atmosfera i pełen profesjonalizm; Dobre podejście do tematu i elastyczność w prowadzeniu”.

Uczestnicy szkolenia z Iwoną Firmanty z Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego

 

Klienci

Powyższe szkolenie z zakresu profesjonalnej sekretarki i asystentki w biznesie firma Human Skills miała przyjemność prowadzić m.in. dla Uczestników z takich firm jak: LS Airport Services S.A., GlaxoSmithKline Pharmaceuticals S.A. (za pośrednictwem firmy Edubroker), Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Iron Mountain Polska Sp. z o.o., Gemius Polska Sp. z o.o., Mazowiecki Urząd Wojewódzki

Informacje organizacyjne

Jak tworzymy szkolenia dla firm ?

Analiza potrzeb szkoleniowych

Weryfikacja celów szkolenia

Zaprojektowa-
nie programu szkolenia

Ustalenia logiczno – administracyjne

Realizacja szkolenia

5 powodów, dla których warto wybrać to szkolenie:

1. Wnikliwie zbadamy Twoje potrzeby szkoleniowe, a następnie dopasujemy do nich odpowiedniego Trenera oraz propozycję programu szkolenia.

2. Przydzielimy Ci opiekuna, który zapewni stałą opiekę merytoryczną i organizacyjną nad projektem.

3. Uczestnicy Twojego projektu otrzymają niezbędny pakiet materiałów szkoleniowych w atrakcyjnej formie.

4. W trakcie projektu gwarantujemy stosowanie przez Trenera różnorodnych metod i narzędzi szkoleniowych.

5. Twój projekt zakończymy szczegółowym raportem poszkoleniowym, wraz z ewaluacją i rekomendacjami na przyszłość.

gwarancja jakości human skills

Dopasujemy program do Twoich potrzeb:

Masz pytania? Skontaktuj się z nami:

ul. Widok 18/2, 00-023 Warszawa

(22) 224 21 95

603 906 655

biuro@humanskills.pl

Mogą Ci się również spodobać

Chcesz uzyskać atrakcyjne ceny dla pracowników swojej firmy?

Zastanawiasz się, czy to szkolenie jest dla Ciebie? Skorzystaj z doświadczenia naszych ekspertów w bezpłatnej konsultacji:

(22) 224 21 95

Zadzwoń do nas

biuro@humanskills.pl

Napisz do nas