PROFESJONALNA ASYSTENTKA / SEKRETARKA

Budowanie wizerunku, strategie komunikacji z przełożonym i klientami oraz efektywność zawodowa
profesjonalna sekretarka

Wprowadzenie

Profesjonalna Asystentka/Sekretarka jest dobrze zorganizowana, dyskretna i lojalna. Zarządza biurem, radzi sobie ze stresem, działa systematycznie i pod presją czasu. Profesjonalna Asystentka/Sekretarka posiada wysoką kulturę osobistą, wykazuje się umiejętnościami komunikacyjnymi oraz asertywną postawą i profesjonalną autoprezentacją. Dodatkowo sprawnie zarządza kalendarzem zarówno swoim, jak i swojego przełożonego.

W trakcie warsztatów z zakresu profesjonalnej asystentki/sekretarki przećwiczysz umiejętności komunikowania się, dowiesz się jak zbudować profesjonalne relacje i poznasz tajniki savoir-vivre w biznesie.

 

Korzyści dla uczestników:

UCZESTNICY NABĘDĄ WIEDZĘ O:

  • Skutecznym, przyjaznym i asertywnym komunikowaniu się.
  • Zasadach doboru komunikacji niewerbalnej i werbalnej, dostosowanej do rozmówcy.
  • Savoir-vivre w biznesie.
  • Standardach rozmów telefonicznych oraz komunikacji e-mail.
  • Zaawansowanej obsługi programu Outlook.
  • Prowadzeniu kalendarza.
  • Organizacji pracy przełożonego.
  • Organizowaniu spotkań z klientami.
  • Doskonaleniu umiejętności radzenia sobie z sytuacjami stresującymi.
  • Zasadach profesjonalnego wizerunku Asystentki/Sekretarki.
  • Skutecznym planowaniu celów i ich realizacji.
  • Zarzadzaniu czasem w celu realizacji celów.

UCZESTNICY NABĘDĄ UMIEJĘTNOŚCI:

  • Rozpoznawania typów: klientów, pracowników, podwładnych, przełożonych itp. zgodnie z metodologią T. Hartmana.
  • Stosowania narzędzi oraz rozwiązań w zakresie zwiększenia jakości oraz efektywności komunikacji interpersonalnej.
  • Rozpoznawania różnic w sposobie komunikowania między poszczególnymi typami osobowości.
  • Umiejętności komunikowania swoich potrzeb, oczekiwań oraz poleceń.
  • Umiejętności mówienia w taki sposób, aby być usłyszanym i zrozumianym.
  • Umiejętności radzenia sobie z trudnymi rozmówcami podczas spotkań firmowych, spotkań z klientami, obsługi reklamacji.
  • Skutecznego planowania celów i ich realizacji poprzez wykorzystanie metody SMART.
  • Zarządzania czasem i dotrzymywania celów (pakiet narzędzi: m.in. zasada Pareto, 60/40, metoda ALPEN, matryca Eisenhowera)
  • Zwiększenia efektywności i wydajności pracy.

UCZESTNICY POGŁĘBIĄ KOMPETENCJE ZWIĄZANE Z:

  • Profesjonalnej obsługi klienta.
  • Budowania profesjonalnego wizerunku.
  • Efektywnej komunikacji pisemnej i interpersonalnej.
  • Kluczowych zasad zarządzania zadaniami w czasie.

 

 

Program szkolenia 

Rozpoczęcie szkolenia, omówienie celów szkolenia oraz potrzeb uczestników pod kątem zadań na stanowisku asystentki/sekretarki.

MODUŁ I. WPROWADZENIE DO ZAGADNIEŃ SAVOIR-VIVRE W BIZNESIE

  • Rola etykiety we współczesnych realiach biznesowych.
  • Rola pierwszego wrażenia w relacjach międzyludzkich.
  • Asystentka/Sekretarka – najlepszą wizytówką firmy (wizerunek, komunikacja).
  • Profesjonalna obsługa biura – mowa ciała, gesty i mimika.
  • Sposoby witania, podawania ręki, przedstawiania siebie i innych.
  • Precedencja – zasada pierwszeństwa – odmienność hierarchii towarzyskiej i biznesowej.

MODUŁ II.  ZASADY KOMUNIKACJI NA STANOWISKU ASYSTENTKI, SEKRETARKI

  • Zachowanie podczas służbowych spotkań (kultura dyskusji, wypowiedzi, język rozmówcy, wizytówki).
  • Zasady prowadzenia rozmów z różnymi typami rozmówców (omówienie oraz ćwiczenie indywidualne).
  • Zasady asertywnej komunikacji z przełożonym, z podwładnym, ze współpracownikami.
  • Rozmowy telefoniczne – telefoniczny savoir–vivre.
  • Korespondencja pisemna.
  • Netykieta – zasady prowadzenia służbowej korespondencji e-mailowej i zachowania w sieci.
  • Sztuka tytułowania: tytuły kurtuazyjne, naukowe, służbowe.
  • Asertywna Asystentka/Sekretarka dba o dobre relacje w miejscu pracy.

MODUŁ III. ZASADY EFEKTYWNEJ PRACY NA STANOWISKU ASYSTENTKI

  • Wsparcie projektów realizowanych przez przełożonego.
  • Specjalistyczne kompetencje wymagane na stanowisku Asystentki/Sekretarki (wspólnie opracowany zestaw kompetencji i określenie ich poziomu uczestniczek).
  • Zarządzanie sobą w czasie.
  • Budowanie siatki kontaktów.
  • Koncentracja i ustalanie priorytetów zadań.
  • Jak nie dać się zdekoncentrować?
  •  „Ochrona” szefa. Współpraca z przełożonym i innymi działami, klientami.
  • Profesjonalizm, dyskrecja i punktualność jako pożądane cechy w biznesie. Jak skutecznie przestrzegać tajemnic?
  • Emocje a logika. Radzenie sobie w trudnych sytuacjach stresowych.
  • Techniki relaksu.

DZIEŃ II

MODUŁ IV. ZASADY EFEKTYWNEJ PRACY NA STANOWISKU ASYSTENTKI cd.

  • Archiwizacja, prawidłowa segregacja dokumentacji, porządek w dokumentacji.
  • Układanie planu dziennego, tygodniowego i innych.
  • Matryca Eisenhowera.
  • Metoda ALPEN.
  • Zastosowanie zasady Pareto w zarządzaniu czasem.
  • Zasada 60/40.
  • Złota godzina.
  • Nadawanie priorytetów zadaniom.
  • Kontrola realizacji planu.
  • Określanie ram czasowych dla realizacji zadań.
  • Fazy dnia – krzywa REFA.

MODUŁ V. PROFESJONALNY WIZERUNEK W ŚRODOWISKU ZAWODOWYM

  • Zasady dress code. (dobre i złe przykłady).
  • Psychologia koloru w biznesie. Wpływ koloru garderoby biznesowej na wygląd i odbiór pracownika.
  • Wizerunek a stanowisko w pracy – garderoba biznesowa podkreślająca profesjonalizm.
  • Omówienie prawidłowych fasonów ubrań.
  • Fryzura i makijaż oraz dodatki w biznesowej garderobie.
  • Zasady autoprezentacji na stanowisku Asystentki/Sekretarki – rola mowy ciała, tonu oraz doboru słów w kontekście budowania wizerunku profesjonalnej Asystentki/Sekretarki (omówienie i ćwiczenie grupowe).

Podsumowanie szkolenia wraz z omówieniem najważniejszych. Stworzenie przez uczestników osobistej listy poszkoleniowej.

Czas trwania: 2 dni

 

 

TRENERZY

Renata Wrona

Trener biznesu / Trener rozwoju osobistego / Coach ICF/ Wykładowca akademicki/ Autorka poradników rozwojowych/ Konsultantka MaxieDISC
Profil Trenera

 

 
 

 

KLIENCI

Powyższe szkolenie z zakresu profesjonalnej sekratarki i asystentki w biznesie firma Human Skills miała przyjemność prowadzić m.in. dla Uczestników z takich firm jak: LS Airport Services S.A., GlaxoSmithKline Pharmaceuticals S.A. (za pośrednictwem firmy Edubroker), Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Iron Mountain Polska Sp. z o.o., Gemius Polska Sp. z o.o.

 

OPINIE

Kreatywność i doskonałe zdolności organizacyjne Pani Renaty ułatwiły sprawne przeprowadzenie szkolenie w grupie. Chętnie dzieliła się swoją wiedzą zawodową i bogatym doświadczeniem. Dodatkowo idealnie dopasowała tryb szkolenia do wymagań grupy: cierpliwie odpowiadała na wszystkie pytania, podawała wiele przykładów, aktyanie słuchała, dostosowała szkolenia do indywidualnych potrzeb każdego uczestnika. Posiadane zdolności interpersonale oraz wiedza merytoryczna na najwyższym poziomie sprawiają, że Pani Reanta stanowi doskonałą wizytówkę firmy. 

Profesjonalne podejscie do przeprowadzonego szkolenia oraz świetnie układająca się współpraca daje nam podstawy do tego, aby polecić Panią Renatę jako idealnego trenera.

Z poważaniem, Magda Markowska 

GSK Pharmaceuticals

 

 

Zainteresowało Cię to szkolenie – Skontaktuj się z nami

METODY SZKOLENIA

Activity Based Learning

Szkolenie jest prowadzone zgodnie z cyklem Kolba oraz zgodnie z metodą ABL (Activity Based Learning)

Ćwiczenia

Uczestnicy będą brali udział w aktywizujących ćwiczeniach poprzedzonych niezbędnym wprowadzeniem teoretycznym.

Feedback

Uczestnicy będą mieli również możliwość autodiagnozy oraz otrzymają feedback od trenera.

Pełna Aktywizacja

Trener będzie przedstawiał merytorykę zgodnie z 3 kanałami przekazu informacji – wzrok, ruch, słuch.

Dyskusja

Panel dyskusyjny, ćwiczenia grupowe i indywidualne, prezentacja, odgrywanie ról, analiza przypadków i filmów poglądowych.

Skontaktuj się z naszym działem szkoleń zamkniętych

PROFESJONALNA ASYSTENTKA / SEKRETARKA