Spotkania służbowe to nieodłączna część pracy wielu z nas. Spotykamy się na okazjonalnych zebraniach, cyklicznych spotkaniach z szefem i współpracownikami. Spotkamy się z klientami i kontrahentami. Spotykamy się na szkoleniach i webinarach. Spotykamy się w salach konferencyjnych, restauracjach i coraz częściej organizujemy służbowe spotkania online. Dla jednych zdalne spotkania służbowe to codzienność, dla innych ciągle nowość. Sprawdź, jakie są najczęściej popełniane błędy podczas spotkań online i dowiedz się jak ich uniknąć!

1. Kamera w żabiej perspektywie

Wydawać by się mogło, że laptopy idealnie nadają się do wideokonferencji. Mają wbudowane kamery, mikrofony, głośniki, wi-fi. W zasadzie wystarczy kliknąć w odpowiednią aplikację i już jesteś na służbowym spotkaniu online. Jednak trudno tu o właściwą perspektywę obrazu. Korzystając z laptopa, który stoi na biurku, stole czy stoliku kawowym, odchylasz jego klapę, by widzieć dobrze zawartość ekranu, jednocześnie pokazując swoim rozmówcom w tzw. żabiej perspektywie swoją twarz od dołu (szczególnie mogą podziwiać Twoje podgardle i dziurki w nosie) oraz sufit. Zdecydowanie polecam podstawki wszelkiego rodzaju (nawet stosik książek), dzięki którym kamera laptopa znajdzie się na wysokości twoich oczu. Drugi poważny błąd w ustawieniu kamery ma miejsce, gdy korzystamy z zewnętrznego monitora, ale używamy kamery wbudowanej do laptopa stojącego obok. W takim przypadku rozmówca poza oglądaniem połowy twojej twarzy i to od dołu, dodatkowo nie ma z tobą kontaktu wzrokowego i może mieć wrażenie, że zajmujesz się czymś innym. Dlatego zadbaj, by kamera znajdowała się na wprost Ciebie i najlepiej mniej więcej na wysokości Twojego wzroku – w przypadku pracy na dodatkowym monitorze, dokup dodatkową kamerkę.

2. Mikrofon zawsze włączony

Uczestnicy służbowych spotkań online nie powinni słyszeć ani hałasów domowych/biurowych, ani tych zza okna. Mikrofon doskonale też zbiera odgłosy popijania kawy czy herbaty, nie mówiąc już o brzęku ich mieszania. Dużym faux-pas są też dzwoniące telefony, których dźwięk powinien być wyłączony, analogicznie jak podczas spotkań off-line. Uczestnikom spotkań bardzo też przeszkadzają odgłosy chrząkania, dmuchania w telefon czy kasłania. Dlatego zawsze wyłączaj mikrofon, gdy nie mówisz.

3. Rozpraszacze za plecami

Zadbaj o to, by Twoi rozmówcy skupiali się na tym co mówisz, a nie na tym co widzą za tobą. Takie rozpraszacze w tle to np. przysłowiowa już suszarka z praniem, bałagan, pojawiający się współpracownicy czy domownicy, w tym również koty lub inne zwierzęta. Wiele osób zakłada, że dobrym tłem jest regał z segregatorami i książkami. I tak – i nie. Jeśli regał stoi na tyle blisko, że uczestnicy wideokonferencji bez trudu przeczytają tytuły tychże książek, to niestety ciekawość weźmie górę i zaczną analizować twoją biblioteczkę, zamiast słuchać, co masz im do powiedzenia. Z drugiej strony mogą wypatrzeć jakiś kompromitujący tytuł, więc lepiej przejrzyj zawartość takiego regału. Kolejnym błędem, z którego często nie zdajemy sobie sprawy, są stojące za nami meble na wysoki połysk lub z szybą, które działają jak lustro. Ty myślisz, że masz schludne, uporządkowane tło, ale w nim odbija się wszystko, czego miało nie być widać. Zachęcam więc do korzystania z funkcji rozmycia tła, którą ma większość programów do spotkań online. I na koniec – last but not least – pamiętaj, by nie siadać tyłem do okna. Wówczas kamera łapie ostrość za oknem, a ty jawisz się jako ciemny cień, co skutecznie utrudnia rozmowę drugiej stronie i może zniechęcić do ciebie.

4. Brak przyzwoitego dołu

Ubierając się na służbowe spotkanie online, szczególnie pracując z domu, wiele osób zakłada biznesową “górę” tj. elegancką bluzkę, koszulę, czasem marynarkę, nie przejmując się kompletnie garderobą od pasa w dół. Co dobitnie pokazała nam reklama pewnego dyskontu. I to jest duży błąd. Owszem, pracując zdalnie dużo siedzimy przed komputerem i ma być nam wygodnie. Ponadto, kamerka przecież pokazuje maksymalnie nasze popiersie… czy na pewno nigdy nie widać więcej? Co w sytuacji, gdy będziesz potrzebował(a) na chwilę odejść od biurka np. po dokumenty, albo aby zamknąć drzwi za dzieckiem, które sprawdzało, co robi rodzić itd.? Co w sytuacji, gdy podczas wewnętrznego spotkania szef powie “rozruszajmy się razem, niech każdy wstanie i …” Nie chodzi o to, aby cały dzień siedzieć w spodniach od garnituru. Zamiast dresów załóż jednak spodnie typu chino, dżinsy czy dzianinową spódnicę, czyli ubierz się tak, byś nie musiał(a) się wstydzić, gdyby zaszła potrzeba wstawania w czasie spotkania służbowego online.

5. Bałagan na pulpicie

Większość z nas ma masę zalegających plików na pulpicie. Jeśli ty też, to przemyśl jego uporządkowanie. Jeśli udostępniając ekran podczas spotkania służbowego, pokażesz swój pulpit lub zawartość folderów, wszyscy jego uczestnicy będą wgłębiać się w tajniki Twoich plików – ciekawość ludzka nie zna granic! A jeśli dodatkowo będziesz mieć problem z odnalezieniem właściwego pliku, zrobisz wrażenie osoby niezorganizowanej. Czy taki jest Twój cel? Zakładam, że nie. Dlatego wiedząc, że podczas spotkania będziesz udostępniał(a) swój ekran lub podejrzewając, że może będzie taka potrzeba, zadbaj o porządek na pulpicie i przygotuj szybki dostęp do dokumentów, które będziesz pokazywać.

6. Brak dbałości o czas

Niektórzy sprawiają wrażenie jakby spotkania online rządziły się innymi prawami, jakby na nich czas płynął wolniej. Takie osoby nie trzymają się agendy spotkania. Z mojego punktu widzenia to nic innego, jak brak szacunku dla pozostałych uczestników. Dlatego nigdy nie spóźniaj się na spotkanie online, nie zajmuj całego czasu swoją osobą i swoimi sprawami, nie przerywaj innym, nie rozgaduj się i nie przeciągaj spotkania poza ustalony czas jego trwania. Pod tym względem zasady są takie same jak na spotkaniach twarzą w twarz.

Podczas spotkań online powiedzenie “jak cię widzą, tak cię piszą”, nabiera szczególnego znaczenia. Na nich, jeszcze bardziej zwracamy uwagę na wizerunek niż podczas spotkań offline. Skupiamy się na obrazie, który pokazuje kamerka i dostrzegamy każdy szczegół dotyczący rozmówcy jak i jego otoczenia. Dlatego warto zadbać, by wszystko w tym obrazie było spójne i sprzyjało naszej komunikacji.

Dorota Szcześniak-Kosiorek
Trener wizerunku i etykiety

Skorzystaj ze szkolenia online lub stacjonarnego w Warszawie:

• Profesjonalne spotkania służbowe (szkolenie online).
• Profesjonalne spotkania służbowe (szkolenie stacjonarne w Warszawie).