Jak przygotować spotkanie biznesowe?

Jak przygotować spotkanie biznesowe
20 sierpnia, 2020

Spotkania biznesowe są okazją do osiągania różnych celów. Poza skupianiem się na interesach stron, warto również świadomie kształtować komunikację interpersonalną. To dzięki spotkaniom na żywo czy online możemy m.in. zrobić pierwsze wrażenie, stworzyć relacje czy budować zaufanie.

Dlaczego warto wiedzieć jak przygotować spotkanie biznesowe? Poznaj możliwe korzyści udanego spotkania:

1. Poprawa wizerunku.
2. Poszerzenie działalności.
3. Transfer wiedzy.
4. Formalizacja uprawnień.
5. Rozwój współpracy.
6. Poznanie innych punktów widzenia.
7. Redukcja potencjalnych strat.
8. Poprawa polityki wewnątrz firmy.

Jakie mogą być przyczyny porażek w spotkaniach?

1. Brak przygotowania merytorycznego.
2. Niejasne reguły spotkania.
3. Brak tzw. kontraktu.
4. Poczucie nieomylności prowadzącego.
5. Konserwatyzm prowadzącego oraz audytorium.
6. Poruszanie drażliwych spraw bez umiejętności zrozumienia czyjegoś punktu widzenia.
7. Atak ze strony audytorium, a przede wszystkim nieumiejętność strategicznego poradzenia sobie z tym przez prowadzącego.
8. Problemy zdrowotne prowadzącego lub uczestników.
9. Problemy techniczne.
10. Pozostałe po poprzednim spotkaniu ślady na sali, które mogą sprawić wrażenie niedbałości o szczegóły.

O czym warto pamiętać, aby spotkanie biznesowe się udało?

Zaproszenie uczestników spotkania

1. Uczestników spotkania dobrze jest zaprosić minimum dwa tygodnie przed datą spotkania.
2. Zaproszenie może być w formie pisemnej lub telefonicznej.
3. Poproś o potwierdzenie udziału w spotkaniu do określonej przez Ciebie daty.

Informacje, które należy udostępnić zaproszonym:
1. Kto zaprasza?
2. Kto jest zaproszony?
3. Temat spotkania.
4. Forma spotkania.
5. Miejsce i czas.
6. Agendę spotkania.
7. Prośbę o potwierdzenie spotkania, z podaniem wyznaczonego na to terminu.

Jak przygotować spotkanie biznesowe? Najpierw przygotuj się sam/a.

Przed rozpoczęciem spotkania biznesowego, należy ustalić kilka niezbędnych kwestii, które pomogą przeprowadzić je sprawnie i z oczekiwanym efektem. Warto zadbać o:

1. ustalenie celu i tematyki spotkania.
2. ustalenie miejsca i terminu.
3. wybranie osoby, która będzie prowadziła spotkanie (lider spotkania to nie zawsze musi być szef zespołu).
4. ustalenie liczby uczestników.
5. stworzenie agendy spotkania.
6. przygotowanie materiałów przydatnych podczas spotkania np. oferta, maile, raport itp.
7. zarezerwowanie sali dostosowanej do charakteru spotkania oraz ilości uczestników (z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym).
8. przesłanie zaproszeń uczestnikom, wraz z materiałami (bądź wpisanie w ich kalendarze on line).
9. przygotowanie listy obecności (jeżeli będzie potrzebna).
10. wyznaczenie osoby sporządzającej protokół, czyli tworzącej notatki (zmienność na tym stanowisku może być wskazana, jeżeli chcemy pobudzić słuchaczy).
11. przygotowanie zebrania od strony technicznej (przygotowanie sali, urządzeń audiowizualnych, punktów informacyjnych, szatni itp.).

Jak przygotować spotkanie biznesowe? Porządek spotkania biznesowego i materiały informacyjne.

Aby było efektywnie i skutecznie, uporządkuj kwestie:
1. Plan i porządek poruszanych tematów, czyli tzw. agenda (od łacińskiego słowa oznaczającego rzeczy, które należy zrobić).
2. Jeżeli uczestnicy spotkania będą mieli pytania, nie zawsze adekwatne do poruszanego wątku, zadbaj o tzw. “parkowanie pytań“, czyli spisywanie ich przez autora pytania lub wybraną osobę, aby móc do nich powrócić pod koniec spotkania/danego modułu lub poruszyć owe sprawy na kolejnym spotkaniu.
3. Pamiętaj o krótkich przerwach między jednym, a drugim modułem spotkania, aby nie minimalizować świadomości poznawczej uczestników (po pewnym czasie wykładu spada uważność i koncentracja).
4. Zastanów się, jakie materiały podczas oraz po spotkaniu powinni otrzymać uczestnicy. Wyślij materiały/informacje przed spotkaniem z takim wyprzedzeniem, aby każdy miał wystarczająco czasu na zapoznanie się z ich treścią.

Jak przygotować spotkanie biznesowe? Dostosowanie pomieszczenia.

Zadbaj o (Ty, bądź wydelegowana osoba) odpowiednie ustawienie stołów i krzeseł:
1. Ustawienie teatralne (panelowe) dla większej grupy uczestników np. w przypadku konferencji.
2. Stół w kształcie litery T dla oficjalnych spotkań.
3. Dwa stoły w kształcie litery L dla oficjalnych spotkań i dużej grupy.
4. Okrągły stół dla niewielkiej ilości osób świetnie się sprawdza przy realizacji burzy mózgów oraz rozwiązywania problemów.
5. Ustawienie w kształcie podkowy (litera U) dla większej ilości osób, przede wszystkim rekomendowane podczas szkoleń.
6. Ustawienie w kształcie placu, w którym moderatorzy spotkania mają swój stół, a naprzeciwko niego są stoły uczestników.

Jeżeli sala jest przeszklona zastanów się nad jej zasłonięciem, by nie rozpraszać uwagi uczestników.

Jak przygotować spotkanie biznesowe? Przebieg.

1. Bądź na sali stosunkowo wcześniej, by móc sprawdzić, czy wszystko jest tak, jak należy.
2. Wyznacz osobę, która przywita uczestników.
3. Rozpocznij punktualnie – nie czekaj na spóźnialskich chyba, że sytuacja tego wymaga.
4. Czasami warto zaplanować w agendzie tzw. „kwadrans studencki”, max do 15 minut.
5. Jeżeli ktoś się spóźnił, nie wprowadzaj go w temat spotkania, ale przywitaj go wzrokiem z chwilą pauzy.
6. Przedstaw uczestników, jeżeli wymaga tego sytuacja (w przypadku większej ilości osób, przydatne są imienne plakietki).
7. Przedstaw program spotkania, cel oraz oczekiwany wynik.
8. Podsumuj omawiane sprawy, ustalenia oraz odpowiedzialność za realizację.

Zadbaj o osobiste przedstawienie się uczestnikom. Zastanów się, jaka informacja o Tobie jest ważna z racji tematu oraz charakterystyki spotkania?

Checklista przed spotkaniem biznesowym.

1. Zdefiniuj cel spotkania. Co chcesz osiągnąć?
2. Zdefiniuj cele Twojego audytorium. Co oni chcą osiągnąć?
3. Jaką formę powinno przybrać spotkanie?
4. Kto ma uczestniczyć w tym spotkaniu i czego Ty potrzebujesz, aby dane osoby przybyły na spotkanie?
5. Co wiesz o uczestnikach spotkania? Im więcej wiesz, tym sprawniej przygotujesz się na różne sytuacje.
6. Czy musisz zaplanować budżet na to spotkanie? Sprawdź koszty.
7. Gdzie odbędzie się spotkanie? Weź pod uwagę charakter spotkania oraz uczestników.
8. Kto może pomóc w organizacji spotkania?
9. Jakie zadania i odpowiedzialność należy rozdzielić w Twoim zespole?
10. Jaki będzie harmonogram tego spotkania? Ustal agendę.

jak przygotować spotkanie biznesowe

11.Jakie kwestie powinny być omawiane podczas tego spotkania?
12. Czy jest jakaś zalecana, konkretna kolejność omawianych kwestii podczas spotkania np. z uwagi na trudne tematy? Jaka?
13. Czy należy przygotować jakieś konkretne materiały dla uczestników?
14. Czy jakieś materiały uczestnicy powinni otrzymać przed spotkaniem? Jakie i na ile czasu przed?
15. Jak należy przygotować salę na spotkanie? Na ile wcześniej należy ją zarezerwować? Co powinno być na sali? Jakie powinno być na sali ustawienie krzeseł oraz stołów? Gdzie będzie siedział/stał moderator?
16. Jakie sprzęty powinny być przygotowane przed spotkaniem? Projektor? Laptop? Flipchart z mazakami?
17. Czy podczas spotkania powinien być dostępny jakiś poczęstunek?
18. Na co szczególnie podczas spotkania musisz zwrócić uwagę?
19. Jakie należy podjąć działania po spotkaniu?

Ważne – zastanów się również, co może się nie udać, aby móc się wcześniej przygotować na taką ewentualność.

Jeśli chcesz rozwinąć swoje umiejętności, mam dla Ciebie propozycję szkoleń:

Szkolenia online:

Komunikacja interpersonalna i budowanie relacji biznesowych
Budowanie marki osobistej w biznesie
Sztuka autoprezentacji i wystąpień publicznych
Zarządzanie czasem
Profesjonalna Asystentka/Sekretarka

Szkolenia stacjonarne – spotkajmy się w Warszawie:

Komunikacja interpersonalna i budowanie relacji biznesowych
Budowanie marki osobistej w biznesie
Sztuka autoprezentacji i wystąpień publicznych
Etykieta i savoir vivre
Zarządzanie czasem i efektywność biznesowa
Profesjonalna Asystentka/Sekretarka

Pozdrawiam,

Iwona Firmanty,

Coach ICC, Psycholog, Socjolog, Trener biznesu

Zainteresował Cię ten artykuł? Zainspiruj innych. Podziel się i podaj dalej:

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp
Share on email

Przeczytaj również: