Zarządzanie pracą zespołów rozproszonych i wirtualnych to dla większości osób niejako wyjście poza strefę komfortu. Jednak właściwe rozszerzenie swoich kompetencji kierowniczych w tym zakresie pozwoli zniwelować związane z tym bariery, a także efektywnie zarządzać w oparciu o wzajemny szacunek i zaufanie.

Menedżer zespołu rozproszonego musi być otwarty oraz elastyczny. Musi też umieć zarządzać komunikacją, a także odpowiednio delegować odpowiedzialność oraz skutecznie motywować.

Dzień I. Budowanie wirtualnego zespołu.

Wprowadzenie

• Zebranie oczekiwań uczestników: przykłady trudnych sytuacji, wyzwania w kierowaniu zespołem rozproszonych.
• Rola kierownika/lidera zespołu – dyskusja.
• Bariery w kierowaniu wirtualnym zespołem (rozproszenie, różne godziny pracy, różnice kulturowe, inne).

Moduł I. Podstawy zawodowe pracy osób zarządzających wirtualnym zespołem.

• Definiowanie celów służbowych dla zespołu.
• Krótka analiza wskaźników efektywności w obszarach jakości i wydajności (compatibility, mistakes ratio, speed, performance, inne).
• Systemowy przepływ pracy vs lista zadań kierownika/lidera.
• Ustalanie priorytetów.
• Ćwiczenia na własnych przykładach.

Moduł II. Rekrutacja i selekcja pracowników.

• Profil kandydata.
• Prowadzenie rozmowy kwalifikacyjnej metodą wywiadu behawioralnego.
• Ćwiczenia – symulacje rozmów.

Moduł III. Analiza różnorodności członków zespołu.

• Kultura organizacji vs potrzeby i oczekiwania pracowników.
• Ocena kompetencji.
• Poziom motywacji.
• Osobowości członków zespołu.
• Dopasowanie stylów komunikacji.
• Ćwiczenia na własnych zespołach.

Dzień II. Działania na rzecz wzrostu efektywności i zaangażowania w zespole projektowym.

Moduł IV. Budowanie zaufania na odległość.

• Dobre praktyki dla budowania zaufania.
• Jak zmniejszenie izolacji buduje zaangażowanie i zaufanie?
• Świętowanie sukcesu mimo odległości.
• Generowanie pomysłów  metodą „burzy mózgów”.

Moduł V. Efektywna komunikacja w wirtualnym zespole.

• Proces zdalnej komunikacji – zasada sprzężenia zwrotnego.
• Słuchanie i zadawanie pytań.
• Delegowanie pracy i rozliczanie z rezultatów.
• Przekazywanie opinii (informacji zwrotnej): pochwała, krytyka, korekta zachowań, dyscyplinowanie.
• Przyjmowanie opinii (informacji zwrotnej).
• Trudne sytuacje.
• Ćwiczenia – symulacje rozmów.

Moduł VI. Narzędzia zdalnej komunikacji.

• Dobre praktyki rozmów telefonicznych.
• Standardy użycia e-mail w wirtualnym zespole.
• Telekonferencje internetowe.

Moduł VII. Zebrania wirtualnego zespołu.

• Rodzaje zebrań: informacyjne, szkoleniowe, problemowe.
• Wirtualne zebranie – agenda, zasady  i role uczestników.
• Jak omawiać wyniki.
• Dobre praktyki prowadzenia wirtualnych i realnych spotkań.
• Elementy integrujące zespół.
• Symulacja spotkania.

Moduł VIII. Motywowanie członków wirtualnych zespołów.

• Niezbędne umiejętności dla prowadzenia wirtualnego zespołu.
• Analiza czynników motywacyjnych: finansowych i pozafinansowych (na czym zależy zleceniobiorcom?).
• Budowanie identyfikacji pracodawcą.
• Przeciwdziałanie nadmiernej rotacji pracowników.
• Przywództwo – na czym polega? Dyskusja.

Podsumowanie warsztatu

• Odniesienie się do potrzeb.
• Plany działania uczestników.
• Zakończenie szkolenia.