Z dnia na dzień staliśmy się pracownikami w organizacji rozproszonej, którzy pracują zdalnie (praca zdalna, home Office, praca w organizacji rozproszonej). Umiejętność efektywnej i sprawnej pracy online staje się główną kompetencją, od której może zależeć ścieżka zawodowa, a może i utrzymanie stanowiska w dobie recesji. Dlatego warto rozwijać techniki optymalizacji czasu i pracy przy świadomości możliwości, ale i ograniczeń jakie niesie ze sobą technologia.

Praca przez internet ma wiele rodzajów, m.in. polega na udziale w spotkaniach online. Z jednej strony dzięki technologii zaciera się granica między kontaktem wirtualnym i realnym – widzimy się,  słyszymy, możemy wymieniać się dokumentami i wspólnie na nich pracować na żywo. Z drugiej strony łańcuch wzajemnej komunikacji wydłużył się o szereg nowych, często słabych ogniw, na które mamy ograniczony wpływ (zawodność łączy i aplikacji, szybsza eksploatacja zasobów osobistych, ograniczenie aktywnych zmysłów, liczba informacji). W tej sytuacji jednym z najcenniejszych zasobów staje się czas i jego optymalne wykorzystanie. Jak w takim razie zaplanować, przygotować, przeprowadzić i zakończyć spotkanie online w  sposób optymalny?

Warto zrobić to w następujących krokach (część z zaleceń ma charakter uniwersalny):

1. Określić cel spotkania.
2. Ułożyć plan spotkania (instrukcję do osiągnięcia celu).
3. Zaprosić uczestników z odpowiednim wyprzedzeniem, podzielić zaproszonych na niezbędnych (DO) i opcjonalnych (DW) podać niezbędne informacje, zachęcić do przygotowania, zapewnić udział decydentów, poprosić o punktualność.
4. Rozpocząć od przypomnienia celu spotkania, planu, zasad, Ew. przedstawić uczestników i ich role.
5. Przeprowadzić spotkanie jako strażnik celu, planu, zasad, czasu oraz bezpieczeństwa i komfortu uczestników.
6. Po spotkaniu rozesłać krótką notatkę, która podsumuje ustalenia i wyznaczy kolejne kroki.